Postmaster: O que É e Por que Você Deve Começar a Usar o Quanto Antes?

Postmaster: O que É e Por que Você Deve Começar a Usar o Quanto Antes?

Você já se perguntou o por que alguns de seus emails caiem na caixa de entrada e outros como spam?

Ou então, será que estou mandando meus emails da forma correta?

Essas e muitas outras perguntas, são rapidamente respondidas através do chamado Postmaster, um sistema criado e disponibilizado para quem busca ter a melhor qualidade de seus emails.

Porém, antes de entrarmos na ação, e começar a configurar o seu postmaster tools, é preciso que entenda o seu real significado e utilidade. Pois assim, conseguirá compreender todas as informações passadas por ele, para que possa ter mais efetividade.

O que Significa Postmaster?

O que Significa Postmaster

Se formos ao dicionário, temos a seguinte definição:

Significado de Postmaster. [Ing.] (Agente postal) Profissional responsável pela manutenção e solução de problemas relativos ao serviços de e-mails em um servidor de correio eletrônico.

Ou seja, o postmaster nada mais é do que a pessoa/ferramenta que cuida para manter a boa qualidade dos serviços de email, sejam eles do Gmail, Hotmail ou outros.

O serviço dos sistemas de Postmaster se resume em receber os seus emails, ler cada um deles, e entender como o lead se comporta com aquele conteúdo que recebeu de você.

Vai entender se o seu email era algo que a pessoa esperava, se a pessoa interagiu clicando em algum link ou fazendo download de algum anexo (por mais que não seja recomendado o envio de anexo)…

Ou então se a pessoa simplesmente excluiu, ou pior, tenha marcado como spam, o que se pensando em campanhas de Email Marketing, é a pior ação que o seu lead pode tomar contra você.

A marcação de spam ou lixo eletrônico é como uma faca que é enfiada no seu peito, e o pior disso, é saber que se o lead está marcando como spam, a culpa é toda sua.

Os Tipos de Retorno de Email

Os Tipos de Retorno de Email

Quando uma mensagem é retornada pelo Postmaster, nunca é coisa boa, pois significa que o email receptor, está entre duas categorias de emails.

A primeira opção seria como “soft-bounce” e a segunda seria o “hard-bounce”. Cada um tem características individuais, de igual forma, a ação que precisa ser tomada.

Vamos falar de cada um para que possa compreender o que é e o que fazer.

O que é um Hard-Bounce?

Basicamente, um email marcado como Hard-Bounce, é um email que não existe mais. As possibilidades mais comuns disso acontecer, é quando a pessoa mudou de sistema de email (tipo, saiu do Hotmail e foi pro Gmail).

Logo, o email que antes era usado, agora já não é mais, sendo assim, depois de um certo tempo, o sistema de email, acaba por excluir essa conta de email, para livrar espaço e abrir novas possibilidades.

Outro motivo de Hard Bounce, é quando uma pessoa muda de empresa, por exemplo. Sendo assim, o email corporativo, antes do funcionário, que agora foi demitido, será excluido e logo não existirá mais.

[…] Como cerca de 50% ou mais das listas de contatos tem como origem contatos de clientes, empresas ou prospects, e não email pessoais, essa causa de bounce é relativamente comum. […]

Citação do post da Dinamize

Sendo assim, existe duas formas de tratamento de Hard Bounce, uma é a prevenção, e a outra é a exclusão.

Como Tratar um Hard Bounce?

A prevenção, é quando você coloca no rodapé do seu email, um link para atualização de dados cadastrais, por mais que dificilmente alguém faça isso, sempre terá alguns loucos que te ajudaram fazendo essa atualização.

Porém, o mais comum, é aqueles que não fazem, e para esses o que restar é você marcar em seu email marketing que é um email de bounce, e colocar como Não Contactar Mais.

– Mas Alan, você falou para excluir?

Sim, excluir de suas campanhas, mas nunca excluir de sua base, por um simples motivo, você exclui hoje, e amanhã a pessoa cadastra de volta aquele email para zoar, o que acontece?

Você acaba mandando um email de volta, marca sua reputação que ta mandando emails para bounces, e depois o ciclo se repete e assim por diante, até quebrar de vez sua reputação.

Quando se fala de um email, parece idiotice, mas pense que em média, 10-20% de todas suas bases de emails são compostas de bounces que não são tratados.

O que é um Soft-Bounce?

Os Soft-Bounce, como o nome sugere, é um possível/futuro bounce. Geralmente são compostos por emails temporários, ou que serão estão desativados temporariamente, caixa de entrada lotada, falha na conexão ao enviar entre outras possibilidades.

Há vezes que o email será entregue, porém não necessariamente a pessoa irá receber, pois como dito anteriormente, quando a pessoa muda de email, a caixa de entrada anterior irá ficar um tempo até ser excluida.

Por isso, esses tipos de emails são sempre recomendado uma tratativa especial, para que possam ser reativados ou excluidos definitivamente.

Como Tratar um Soft Bounce?

Minha sugestão para você é realizar uma campanha de alto desejo e inquietação, ou seja, mandar um conteúdo muito bom, muito rico de transformação, para que gere interesse de abrir e reativar o email do seu seguidor.

Caso contrário, a mesma tratativa do Hard Bounce de exclusão, somente manter na base para evitar possibilidades de manchar a sua reputação.

Um item importante é que nem sempre os este tipo de erro é preciso, porque muitas vezes os Email Marketing não informam os reais motivos do bounce, sendo assim falho a manutenção e correção de emails.

Voltando a essência…

E aonde o Postmaster entra nisso?

E aonde o Postmaster entra nisso?

Ele é o principal aliado seu nessa batalha contra emails inválidos, e o que tem o maior desejo em te ver para cima e com alta qualidade sempre.

Afinal, o trabalho dele é ajudar você a entender e corrigir os problemas que estão acontecendo, além de informar quais emails que você deve estar considerando não entrar em contato mais.

Como começar a usar os Postmaster Tools?

Primeiramente, você precisa entender que nem todos sistemas de emails tem um sistema de postmaster tools, porém a grande maioria das bases de emails são compostos por emails do Google (@gmail.com) e Hotmail (@hotmail.com, @live.com, @outlook.com ou @msn.com (por incrível que pareça, ainda tem gente que usa)).

E isso facilita nesse momento de buscar quais os Postmaster Tools que você precisa ter sempre a sua mão.

Para você, preparei alguns posts especiais sobre os principais Postmaster que existe, e que você pode continuar a leitura nos links abaixo:

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Sobre o Autor

Alan Mosko
Alan Mosko

Um jovem com ideias loucas, que resolveu encarar a internet com apenas 14 anos, buscando aprender a trabalhar online. E com muita dedicação, hoje me tornei uma referência em automação, estruturação de negócios digitais e qualificação de emails.